Смотрите видео инструкцию "Как скачать, установить и настроить базу знаний"
Высокая адаптивность сотрудников компании, находящихся на испытательном сроке – основной критерий результативности использования программы «Журнал деятельности». В свою очередь определить степень адаптированности сотрудников поможет фиксированная в Системе информация о том, что происходит с «новичком» в процессе работы на новом месте.
Приведем основные возможности Решения, приносящие пользу сотруднику в процессе адаптации на новой работе:
Программа «Журнал деятельности» позволяет в удобной форме фиксировать события, происходящие с «новичком», путем коротких записей в «Дневнике» событий.
Это необходимо для того, чтобы:
«Уловить» важную информацию. Большой объем информации, поступающей «новичку» в течение нескольких дней, буквально «стирает» детали происходящих с ним событий. Один день вновь прибывшего сотрудника можно прировнять к 10 дням сотрудника «со стажем». Сбор и фиксация всей поступающей информации в первые месяцы работы очень важна для сотрудника, так как он не может знать, какая информация будет для него крайне важна, а какая «канет в небытие».
Это важно еще и потому, что зачастую происходит так, что ваши коллеги, пытаясь помочь вам быстрее влиться в коллектив, дают вам ту информацию, которую считают нужной, а информация, которая имеет для вас реальную значимость, упоминается вскользь или вообще замалчивается.
Сформулировать правильные вопросы. В условиях большой неопределенности в первые месяцы выхода на новую работу «новичку» очень сложно сформулировать правильные вопросы, обращенные к коллегам, в процессе адаптации на новом рабочем месте. Поэтому сама собой возникает необходимость опираться на события или информацию, отраженные в коротких записях и пометках.
Анализ зафиксированного события посредством выявления и идентификации важной информации.
Это необходимо для того, чтобы:
Извлечь из события важные знания, то есть последовательно сформировать базу знаний. Простая фиксация событий уже через 3 недели породит такой объем информации (исписанный блокнот формата А4 вам знаком), что вы начнете в ней теряться. Разбивая события на составляющие элементы, вы выделяете только важную информацию о конкретных элементах: людях, документах, бизнес-процессах, связях с вашими обязанностями и т. д. Вы просто выделяете из события элементы определенных категорий, а они автоматически заносятся в «Базу знаний». Затем, как говорят профессионалы, неструктурированная информация приобретает форму знаний.
Лучше запоминать и дольше помнить. Человеческий мозг очень плохо запоминает плоскую информацию, в отличие от хорошо простроенных ассоциативных рядов. Ведя «Дневник», уже через 2 месяца вам сложно будет отыскать событие только по тексту. Придумайте ассоциацию и запомните правило, по которому вы преобразуете эту ассоциацию в точные данные. Так рекомендуют, к примеру, запоминать номера телефонов. Как только вы разделили событие до уровня отдельных сущностей, ваша память зафиксирует его уже на другом уровне, превосходящем просто запись.
Быстро найти событие, держа в голове лишь образ события или ассоциацию. Дальше, когда вам необходимо будет вспомнить что-то (наверное, помните те моменты во время испытательного срока, когда перелистывали исписанные блокноты в поисках нужной информации), вы сможете легко воспроизвести детали события по одному связанному с ним элементу. Открыв карточку этого элемента, вы увидите все связанные с ним события в исторической последовательности.
Таким образом, анализируя событие уже в постстрессовой ситуации, «новичок» более ясно видит информационную составляющую этого события. Приходит понимание важности аспектов этого события. Кроме того, в процессе накопления и анализа происходит отфильтровывание ценной информации от ненужной, не имеющей практической значимости для адаптации. Наш инструмент позволяет в доступной форме обеспечить очень простой и нетрудоемкий экспресс-анализ события, извлечь из него важную информацию и зафиксировать ее в «Базе знаний».
Наличие структурированной базы знаний с элементами автоматического заполнения.
Это необходимо для того, чтобы:
В условиях адаптации на новом рабочем месте сотрудник имел возможность из информационной составляющей, происходящих с ним событий извлекать нужную информацию для усвоения полезных знаний. Идентификация знаний из поступающей информации это первый шаг к трансформации этих знаний в необходимые вам умения и навыки. А последовательный и системный подход в выявлении и фиксации позволяет не только их не потерять, а эффективнее сфокусировать свое внимание на формировании необходимых знаний и навыков. Это значительно сократит время вхождения в должность, что является главной целью периода адаптации.
Эффективно занять свое место в бизнес-процессах компании, ответив на вопросы:
а) кто и что от вас требует;
б) какие правила взаимодействия и поведения непосредственно касаются вас;
в) от кого зависит ваша работа и т.д.
По сути, вы должны увидеть как устроена система взаимодействия компании с ракурса вашей позиции в ней. «База знаний», реализованная в нашей Системе - это упрощенная модель деятельности организации, заполняя которую вы систематизируете все ваши знания в привязке к элементам организации – Подразделениям, Коллегам, Взаимодействиям, Требованиям, Вашим обязанностям и Документам. Но идентифицировать основные важные для вас элементы организации это половина дела. Вы должны получить ясность в выстраивании связей между ними, что так же позволяет наше Решение.
Таким образом, владение информацией помогает осознать ситуацию, а значит почувствовать себя более уверенным в своих действиях. Наше Решение позволяет вам легко трансформировать поступающую информацию в модель организации в необходимом для вас объеме и детализации. По сути это является частью процесса фиксации событий. Дополнительно вам необходимо прописывать связи между элементами, о которых вам становится известно.
Разглядеть то, о чем вам никто не рассказывал и никогда не расскажет. В среднем современный человек меняет работу каждые 3 года. Вполне возможно, что вы связываете свою жизнь с организацией на долгий период времени. Для того чтобы эффективно провести это время вы должны четко понимать, «что вы делаете?», «для чего вы это делаете?» и «какой результат вы ожидаете?». Зачастую бывает очень трудно получить реальные ответы на более глубокие вопросы, так как они могут быть скрыты или на них нет однозначного ответа. Заполняя структуру элементов организации, прописывая связи между этими элементами, вы выводите «на поверхность» эти вопросы и, отвечая на них, начинаете видеть тоже самое, что видят сотрудники, проработавшие намного больше вас. Это значительно повышает вашу уверенность в себе и, в конечном итоге, может сыграть решающую роль в вашей карьере.
Использование различных инструментов поиска информации в «Базе знаний» и «Дневнике», а также удобных механизмов отслеживания.
Это необходимо для того, чтобы:
Помочь мозгу оперировать информацией, которая еще не «осела» в голове. Ученые считают, что наш мозг способен вместить в себя всю информацию, которую мы получаем извне. Новая информация хранится в оперативной части мозга до тех пор, пока не «пропишется» в нейронных связях мозга. Но у активной части мозга есть один недостаток: она быстро «забывает» информацию, которая находится вне фокуса вашего внимания. По мнению ученых, переформатирование активной части мозга происходит каждую ночь. Фиксируя поступающую информацию в «Базе знаний» и используя эффективные механизмы поиска информации, вы помогаете своему мозгу держать в фокусе больше объектов и эффективно использовать информацию, которая еще не «прописалась» в нейронных сетях вашего мозга. Ученые утверждают, что мозг скрупулезно отбирает нужную информацию на протяжении трех месяцев. В течение этого времени «База знаний» поможет вам эффективно работать, а к моменту окончания данного периода она превратиться для вас в инструмент фиксации (картотеку).
Использовать «Базу знаний» как продвинутую записную книжку. Фиксируя в базе важную рабочую информацию, вы быстро найдете ее при необходимости. Вам доступны заметки в формате RTF, а значит вы можете запоминать куски текстов, ссылки на сайты, файлы, важные письма, переписки и т.п. Очень удобно использовать «Базу знаний» для фиксации в ней протоколов встреч. Отразив контекст встречи, вы легко воспроизведете принятые решения и проанализируете мнение участников.
Использовать «Базу знаний» как справочник терминов. В любой организации есть несколько профессиональных и локальных сленгов, которые содержат специфические определения и сокращения и воспроизводятся вашими коллегами в процессе общения неосознанно, «на автомате». В том числе данный стиль используется и в документах. Внося термины в «Базу знаний», вы легко и быстро сможете находить их трактовку, тратя меньше времени на расшифровку переписок или совещаний.
Таким образом, используя различные инструменты поиска, вы сможете найти нужную вам информацию, в случае «стирания» вашим мозгом деталей событий и необходимой информации.